L’exercice d’une activité professionnelle peut être rendu difficile par l’exiguïté des locaux. Il est évident qu’à terme, cela va représenter un handicap et qu’il ne sera pas possible d’agrandir la zone de stockage ou encore de diversifier son offre. Tous ces éléments peuvent convaincre qu’il est temps de déménager. Pour ne pas rater ce changement de locaux, les conseils qui vont suivre peuvent se révéler précieux.
Comment réussir son déménagement professionnel
Cette décision et le fait de l’acter auprès des salariés est assurément la première étape ; car les salariés peuvent se réjouir ou être contrariés par cette nouvelle.
Si les nouveaux locaux se situent sur le même bassin d’emploi, ils n’auront pas à déménager. Dans le cas contraire, cela peut être envisagé, sinon, un licenciement devra être mis en place pour qu’ils puissent toucher des indemnités chômage.
Si ce changement convient à tous, car cela va leur permettre d’avoir de meilleures conditions de travail, le déménagement se déroulera de manière plus sereine.
Il est important de ne pas attendre la dernière minute en espérant trouver un créneau auprès d’une société de déménagement. Cette action s’anticipe et plus encore quand on est une grande structure.
A cet égard on prévoit jusqu’à 1.5 ans pour un site industriel et quatre mois pour une TPE/PME. La visite technique effectuée par la société de déménagement prendra acte de la somme de travail à effectuer et si l’entrepreneur souhaite bénéficier d’options de confort.
Préavis, penser à comparer les offres de fournisseurs énergétiques, en fonction des caractéristiques des nouveaux bureaux : les démarches administratives peuvent être contraignantes. Même si elles sont obligatoires, on peut être certain tout au moins de n’en oublier aucune, en se référant à des to do lists pour déménagement pros.
Les éléments à retenir pour un déménagement de bureau sans stress
Commencer ses cartons (à moins d’avoir souscrit une option de confort qui suppose de ne pas avoir à s’en charger) peut s’envisager relativement tôt, car il est possible de commencer par exemple par la salle d’archives et de remiser les documents les plus anciens.
Qui a la tâche de s’en charger ? Cela peut être un salarié qui se porte volontaire ou que l’on missionne à cet effet.
Entreprendre les travaux à la nouvelle adresse : les locaux en l’état ne correspondent peut-être pas à ce qu’attend l’entrepreneur. Un déménagement ; et donc arriver face à une page blanche ; peut constituer une véritable chance pour mieux penser l’espace et veiller à gagner en ergonomie.
On peut demander l’avis des salariés, ce qui sera forcément bien vu : ce sont eux qui exercent bon nombre de tâches et ils peuvent avoir des idées pour que cela aille plus vite, pour résoudre certains problèmes etc…
Une séance de brainstorming pour l’aménagement des futurs bureaux peut donc être une excellente manière de les impliquer. Bien entendu, après le déménagement, il faudra rendre les locaux actuels et les nettoyer.
Communiquer sur son déménagement d’entreprise : peut-on encore compter sur ses clients ou ses fournisseurs quand on change d’adresse ? Cela peut être difficile s’il s’agit d’un déménagement de longue distance.
Mais si l’on change simplement de quartier ou de ville, il est possible d’y travailler. Cela passe bien entendu par des actions de communication efficaces et pourquoi pas, des actions plus concrètes et tangibles comme le fait de proposer une réduction sur certaines prestations avant de partir, la liquidation d’une partie du stock.
Il ne faut pas oublier de mettre en avant les futurs locaux. Les français adorent les avant/après. Pourquoi ne pas profiter de cet engouement pour poster des photos des travaux sur les réseaux sociaux et donner envie aux clients de passer les portes des futurs locaux avec le même enthousiasme qu’avant ?
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